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      家庭檔案分類保管常識與注意事項

           發布時間:2020-04-04 

      家庭檔案分類保管常識

          家庭檔案的分類保管是在家政服務過程中的各種規范記錄,是以家庭各種資料的記錄為核心,涵蓋各種家庭事務的系統化文件記錄。

          一、家庭檔案的概述

          家庭檔案是家庭成員或家族成員在日常生活和社會活動中產生并記錄的各種資料,如書籍、圖片、合同、證件、影音、發票、等等。

          家庭檔案在記錄家庭資料文檔,以家庭或個人利益,家庭教育尤其是后代的教育等方面發揮著巨大的作用。

          1.家庭檔案是家庭發展史的記錄憑證

      如成長記錄,證書,重大事件記錄,合同,發票等等。

      2.家庭檔案的建立有助于日常生活的管理

      如書房圖書籍的記錄,方便圖書的歸納與查找檢索;日常財務的記錄,便于開源節流,提高生活質量。

      3.家庭檔案是家庭教育的重要資料

      如家庭的發展史、獲獎圖集等是家庭教育尤其是后代教育的重要資料。

      4.家庭檔案有助于家庭成員的健康管理

      如家庭成員的查體記錄、病史記錄等等,可以幫助家庭成員管理健康。

          二、家庭檔案的分類常識

          人們的生活豐富多彩,所以家庭檔案也種類繁多,綜合內容和形式分為以下幾類:

      1.證書類

      證書類包括房產證、出生證、學生證、畢業證、學位證、工作證、結婚或離婚證、身份證、戶口簿、出國護照、會員證、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證、經營許可證、營業執照、體檢證、健康證、工商、稅務登記證等。

          2. 醫療保健類

          醫療保健類包括體檢表、病歷、病情診斷書、化驗單、心電圖、CT報告、X光片、血型報告、住院記錄、免疫記錄、常用藥說明、家用藥方、飲食禁忌等。還可以為孩子建立一份完整的生長發育檔案,這類檔案內容可以包括:寶寶出生證明,各類防治疫苗注射記錄,各階段的身高、體重、身體各部位發育情況,特別是0—1 0歲之間,語言表達能力、形象思維、記憶力、興趣愛好諸方面的變化和提高情況。

      3.理財類

      理財類包括家庭收入、支出項目帳本、存款單據、借據、契約、信用卡及股票、債券等有價證券、貴重物品購物發票、各種開銷的購物發票、清單、賬簿;親朋好友饋贈禮金、禮品清單;家庭購買的財產、人身、醫療、養老、失業、教育等方面的保險單及交費憑證、保險賠付記錄、銀行扣繳單據、捐款、借貸收據、刷卡簽單及存、提款單據等。

      4.文稿書信類

      文稿書信類家譜、家史、自傳、簡歷、日記、讀書筆記、發言稿、心得體會等;任職文件、工作成果記錄;各種教育考試的成績單;信件、明信片。

      5.家電使用維護類

      家電使用維護類包括家庭建房、買房、裝潢的合同、施工圖、施工記錄、原材料合格證、竣工圖、水電氣管線圖、驗收及結算等材料、各種家用電器的說明書、保修卡、維修單、電路圖及維修點地址、聯系電話、發票等材料。

      6.聲像類

      聲像類包括家庭成員各個時期的照片、結婚、壽慶等家庭重大活動,旅游觀光、聚會娛樂等形成的照片、音像資料。

      7.實物類

      實物類包括家庭及其成員外出旅游的線路計劃、登程返程車票機票、景點介紹、門票、地圖、導游圖、旅行線路圖、賓館介紹、游覽日記、紀念品等。

      8.綜合類

      綜合類包括家庭成員結婚典禮或壽宴宴請人員名單、請柬,典禮或壽宴致詞、簽到簿,家庭成員死亡的死亡通知單,戶口注銷證明,遺囑、公證書,訃告、悼詞、治喪委員會名單,參加追悼會人員名單,題詞簽到簿。

          三、家庭檔案的整理方法

      1.確定的概念

      一般一份材料裝訂在一起為一。如一份購房合同為一,一幅書畫作品為一。對于不方便裝訂的材料可采取袋裝等其他形式把材料集中起來作為一,如一套家電所有材料為一,一次旅游所有材料為一

      2.確定專人負責收集

      確定專人收集家庭資料,分類保存,定期進行整理存檔,向家庭成員通報家庭檔案整理情況;能夠節省人力物力,提高效率。

      3.明確家庭檔案的收集范圍

      凡是對家庭成員工作、學習、生活有查考利用價值的,就應列入家庭檔案的收集保存范圍。在確定家庭檔案收集范圍時,可參照家庭檔案的內容構成,結合家庭中的實際情況或客戶的具體要求,確定家庭檔案的收集范圍。

      4.遵循家庭檔案自然形成的規律

      家庭檔案是家庭生活的伴生物,它們是按照家庭活動的程序有規律形成的。我們應把握家庭檔案的形成規律和收集規律,不失時機地做好收集保管工作。

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